Como fazer o inventário da sua empresa? 6 dicas práticas

Um inventário é o registro detalhado de todos os bens, mercadores e ativos de uma pessoa ou de uma empresa em um determinado momento. Ele é uma utensílio principal para uma gestão mais eficiente e uma visão clara do patrimônio da organização.

O objetivo deste item é trazer mais informações sobre o tema e dicas práticas para você conseguir gerar o inventário da sua empresa.

Definição de inventário

Um inventário, em termos simples, zero mais é do que uma lista contendo e descrevendo todos os materiais ou bens em posse de uma pessoa, ou de uma organização.

O melhor padrão de inventário de estoque é o mais detalhista. Quanto mais informações sobre cada item estiverem descritas, mais fácil controlar e menos complicada se torna qualquer eventual movimentação necessária no inventário físico.

Em empresas pequenas, é mais simples controlar o fluxo daquilo que entra e sai, mas quando ela cresce, a atenção aos detalhes se torna um ponto fundamental para o totalidade controle do estoque e, consequentemente, o bom funcionamento da organização porquê um todo.

Tipos de inventário

O tipo de inventário escolhido das necessidades e objetivos. Confira os principais tipos e quando os usar:

Inventário de estoque

O inventário de estoque contempla aquilo que a empresa armazena internamente ou em qualquer outro lugar, porquê um repositório. É focado no controle de itens disponíveis para venda, matérias-primas ou produtos acabados.

É indicado para casos de empresas com subida movimentação de mercadorias ou que precisam evitar rupturas no estoque ou excesso de produtos. Normalmente, é feito usando o Excel, programa do pacote Microsoft Office, em formato de planilha, ou em alguma plataforma on-line que ofereça um formato similar.

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O patrimonial registra ativos fixos, porquê máquinas, equipamentos, imóveis e veículos, identificando o valor e estado de conservação desses bens. É usado para controle de patrimônio, planejamento de investimentos e também em elaboração de balanços contábeis e fiscais.

Inventário de produção

O inventário de produção controla os materiais e componentes utilizados no processo produtivo, além de itens em processo (work in progress).

Normalmente, é usado por indústrias que precisam monitorar consumo e eficiência de materiais. Também em casos de interesse em controlar desperdícios e otimizar processos.

Inventário de riscos

Documento que identifica e lista os riscos ocupacionais presentes no envolvente de trabalho, e o nível de exposição dos colaboradores. É uma utensílio que faz secção do programa de gerenciamento de riscos das empresas.

Principais vantagens de ter um inventário atualizado

Manter um inventário atualizado vai além de relatar e registrar bens: é uma utensílio que aumenta a eficiência da empresa ao prometer o controle completo sobre os itens e materiais gerenciados. Esse controle reduz perdas, evita a falta de produtos essenciais, previne gastos desnecessários e, com o melhor aproveitamento dos recursos, melhora a lucratividade do negócio.

Ou por outra, um inventário atualizado ajuda a identificar problemas ocultos, permitindo uma gestão mais preventiva e assertiva.

Para obter dados confiáveis e com baixa margem de erro, é principal realizar o processo com primazia. Em grandes empresas, isso exige planejamento e atenção aos detalhes na geração e manutenção dos registros.

Dicas práticas para elaboração de um inventário de estoque

O primeiro passo para fazer um inventário é fazer um planejamento que contemple todas as etapas. No planejamento, também deve-se definir o objetivo do documento, a metodologia (descrição manual ou do dedo usando softwares de gestão) e estabelecer a equipe responsável pela construção.

Listamos dicas práticas para a elaboração de um inventário de estoque. O passo a passo serve somente porquê padrão inicial, ele deve ser ajustado à urgência de cada organização.

1. Escolher muito quando fazer o inventário

Evite realizar a descrição em dias em que há grande fluxo de saídas e entradas. O ideal é escolher um dia em que o estoque estiver estagnado, porquê finais de semana, feriados ou durante a madrugada.

2. Organize o espaço antes de relatar e registrar

Essa prática tornará o trabalho mais eficiente e diminuirá as possíveis dificuldades. Um espaço limpo, com itens agrupados por categorias e visualmente deleitável, é a melhor opção para possibilitar um inventário bem-sucedido.

3. Categorize e identifique espaços

Ao fazer as contagens, estabeleça também o número de prateleiras, gavetas, armários e qualquer outro mobiliário de armazenamento. Associe os itens a esses locais, para facilitar o trabalho, os registros e as próximas contagens.

4. Conte cada item, um por um

É importante não encarregar que em uma caixa existem x latas de tinta, por exemplo, pois pode sobrevir de algumas delas conterem um pouco menos ou mais. O correto é ver e relatar cada material ou resultado na mão, para minimizar as margens de erro.

5. Faça uma segunda descrição

Ao terminar a primeira rodada de contagens, conte com um segundo par de olhos e mãos para conferir as quantidades novamente, mormente quando se depender somente de recursos humanos, sem ajuda dos eletrônicos.

6. Faça um registro detalhado

Por término, porquê já dito no início, descrever o supremo provável de detalhes em relação a cada categoria e resultado será importante para manter um inventário completo. Quanto mais informação, maior a eficiência.

Dicas extras

Confira dicas extras para ter um inventário eficiente:

1. Realize auditorias, busque auditar periodicamente o inventário para validar as informações;
2. Investir em ferramentas tecnológicas porquê leitores de códigos de barras, RFID e softwares de gestão podem otimizar o processo e reduzir erros humanos.
3. Crie padrões de documentação. Ao usar nomenclaturas consistentes, você evita confusões nos registros.

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